Persondatapolitik for elever og kursister på IBC

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan IBC indsamler og bruger dine personoplysninger, når du er elev eller kursist på IBC. 

I det følgende vil vi oplyse dig om nedenstående punkter:

1. Generelt
2. Indsamling af personoplysninger
3. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
4. Sletning af personoplysninger
5. Sikkerhed
6. Dine rettigheder
7. Ændring af persondatapolitikken
8. DPO - Data Protection Officer

 

1. Generelt

I forbindelse med indskrivning på et hold eller kursus på IBC indsamles der personoplysninger om dig. 

Nedenfor kan du læse om, hvilke informationer der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.

2. Indsamling af personoplysninger

Vi modtager og/eller indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig, når du tilmelder dig en uddannelse, kursus eller efteruddannelse på IBC:

Navn, adresse, e-mailadresse, CPR-nummer, telefonnummer, karakterer og vurderinger fra tidligere uddannelser, oplysninger om tidligere uddannelse samt oplysninger om relevante arbejdsgiverforhold. Hvis du ikke er myndig ligeledes din værges navn, adresse, telefon, email og cpr-nummer

Indsamling og behandling af personoplysninger er nødvendig for, at vi kan optage dig som elev eller kursist på IBC, samt overholde gældende dansk lovgivning.

Derudover kan vi for at understøtte dig i din uddannelse, indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, f.eks. hvis du henvender dig i studievejledningen. Disse personoplysninger kan omfatte helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug, oplysninger om problemer i hjemmet, mv. (ikke udtømmelig liste)

Dine personoplysninger kan blive videregivet til 3. part. f.eks. offentlige myndigheder eller politiet, når der er lovmæssige krav til dette, eller som en del af behandlingen og administrationen af uddannelsen du er tilmeldt, hvor der anvendes centrale it-systemer. 

3. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig, er nødvendige for administration af dit forløb på IBC, herunder til uddannelses- og eksamensplanlægning, fraværsregistrering, statistik, administration og refusion af deltagerbetaling rapportering til offentlige myndigheder, samt andre lovlige formål af uddannelsesmæssig karakter. Vi indsamler og bruger personoplysninger i forbindelse med de formål, der er beskrevet nedenfor. Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede hertil efter gældende lovgivning.

3.1 Administration af dit uddannelsesforløb og kursistforløb

Dine personoplysninger, bliver anvendt til at administrere og håndtere betaling for fag og uddannelser, modtage og refundere deltagerbetaling, SU-administration, ansøge om diverse tilskud (fx uddannelsesstøtte, tilskud til hjælpemidler mv.), samt administrere fravær, kommunikere med og indberette til offentlige myndigheder. Vi bruger ligeledes dine personoplysninger, når vi skal oprette dig, og tildele adgang og adgangsrettigheder til dig i vores IT-systemer.

3.2 Eksamensplanlægning

Når du skal til eksamen, bruger vi dine personoplysninger til at lave eksamensplaner og eksamenslister. Derudover skal vi udveksle dine personoplysninger med andre institutioner, når dette er nødvendigt for gennemførelse af uddannelsen. F.eks. sendes dit navn og cpr. nummer på en liste til censorer fra andre institutioner i forbindelse med eksamensplanlægning og karaktergivning.

3.3 Billeder

Når du er elev på IBC eller er kursist på IBCs HF og VUCs afdeling, skal du have taget et billede til dit studiekort i en af fotoautomaterne. Billedet uploades i IT-systemerne, og skal bruges til bl.a. studiekort og klasselister, Active Directory, Lectio mv. således lærere, censorer og eksamensvagter kan identificere dig i forbindelse med eksamener, mv. 

Herudover tager vi fotos til brug for vores markedsføring af IBC på IBCs hjemmesider, og sociale medier. Billeder kan også blive brugt til trykte medier, fx flyers og brochurer, som omhandler IBC.  

Offentliggørelse af portrætbilleder, blandt andet i markedsføringsmateriale, sker kun hvis du har givet samtykke til det.

Situationsbilleder offentliggøres uden samtykke, og defineres som billeder, hvor en aktivitet eller en situation er det egentlige motiv i billedet. Det kan være f.eks. være billeder fra overdragelse af eksamensbeviser, et oversigtsbillede fra en kantine eller billeder fra et foredrag i et auditorium. Hvis du ser dig selv på enten et portrætbillede eller situationsbillede, som du ikke ønsker bliver benyttet af IBC, så sletter vi billedet på hjemmesider og sociale medier samtidig med at vi ikke trykker flere oplag af evt. brochure.

3.4 Videoovervågning

Fællesarealer og alle indgange til IBCs bygninger er videoovervåget af kriminalitets-forebyggende og sikkerhedsmæssige årsager. Optagelserne gemmes i op til 30 dage. Hvis der sker politimæssig eller kriminalitetsmæssig efterforskning, vil materiale blive udleveret til politiet som bevismateriale. Det er kun medarbejdere, som er udpeget af IBCs ledelse, der kan se optagelserne. Vi udleverer optagelser til politiet, hvis vi har en mistanke om, at der er begået strafbare forhold på IBCs område, eller hvis politiet beder om en optagelse fra et bestemt tidspunkt. I andre tilfælde vil vi kun udlevere optagelserne internt, hvis der er lovmæssige eller andre juridiske krav til, at vi skal udlevere dem.

3.5 Logning af internetbrug

Alt netværkstrafik fra enheder som er logget på IBCs netværk bliver logget. Ligeledes bliver alle logon-hændelser og anvendelse af interne systemer logget. IBC opbevarer log fra enkeltsystemer i op til 5 år. Loggen anvendes til daglig i fejlsøgningsøjemed på it-systemerne. Hvis der er mistanke om misbrug, snyd ved eksamen, overtrædelse af ordensreglerne eller overtrædelse af gældende lovgivning eller andre forhold der er i strid med IBCs retningslinjer for brug af internettet anvendes log til efterforskning og dokumentation af de faktiske og konkrete forhold.

4. Sletning af personoplysninger

Dine personoplysninger slettes, når vi ikke længere skal bruge dem til de formål, som vi har beskrevet ovenfor. Som hovedregel sletter vi personoplysninger om elever og kursister senest fem år efter, at du er stoppet hos IBC. Nogle oplysninger slettes dog før, fx optagelser fra videoovervågningen. Vi kan dog anonymisere personoplysninger og gemme dem i længere tid.

Vi gemmer eksamensbeviser i 30 år, jf. eksamensbekendtgørelsen. 

5. Sikkerhed

Der er indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau for behandling af personoplysninger hos IBC. Foranstaltningerne er under løbende revision af institutionens eksterne revisor. Dermed gør vi vores bedste for at sikre personoplysningernes kvalitet og integritet.

6. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. 

Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Du har også ret til at få rettet dine personoplysninger, hvis de er forkerte, eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. 

Vi vil derefter slette eller rette forkerte personoplysninger eller personoplysninger, der blevet forældede siden indsamlingen.

Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for fortsat at kunne administrere dit uddannelses- eller kursistforløb på IBC. 

Hvis du ønsker at bruge dine rettigheder skal du logge ind her med dit NemID og udfylde persondataformularen. Hvorefter vi håndterer din anmodning. Har du spørgsmål kan du kontakte økonomidirektør Dennis Holm Hansen på mail:dpo@ibc.dk.

Hvis du ønsker at klage over IBCs behandling af dine personoplysninger kan dette ske til Datatilsynet: 

Datatilsynet Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

7. Ændring af persondatapolitikken

IBC forbeholder sig retten til uden videre at ændre denne persondatapolitik.

8. DPO - Data Protection Officer

IBCs DPO hedder Peder Cederstrøm og er ansat hos Aarhus VUC og HF.

En DPO har til opgave at tilse, at institutionen lever op til persondataforordningen. DPO’en er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til ledelsen.

Hvis du ønsker direkte kontakt til IBCs DPO, skal du skrive til dpo@ibc.dk, hvorefter han modtager din mail.
Hvis du har spørgsmål til IBCs håndtering af persondata, kan du kontakte projektansvarlig Jeanette Johansen på jkjo@ibc.dk

Gratis mini e-bøger fra eksperter, tips og tricks, videoer og invitationer til IBC's gratis morgenseminarer.